Maliye Bakanlığı düzenlemelerine göre, yazar kasa fişlerinin gider belgesi olarak kabul edilmesi belirli şartlara bağlanmıştır. Bu kuralların dışına çıkılması, vergi incelemelerinde cezai müeyyidelerle karşılaşılmasına neden olabilir.
- Hangi Harcamalar Fiş ile Belgelenebilir?
Sadece iş yerinde tüketilmek üzere alınan ve fatura düzenleme sınırını aşmayan şu harcamalar fiş ile belgelenebilir:
- Kırtasiye, büro ve temizlik malzemeleri.
- Taksi ücretleri.
- Akaryakıt alımları.
- Mutlaka Fatura Gerektiren Harcamalar
İşle ilgili olsa dahi, aşağıdaki harcamaların yazar kasa fişi ile belgelenmesi geçersiz sayılmaktadır:
Personel Seyahat Harcamaları: Şehir içi veya dışı iş seyahatlerinde yapılan yeme-içme ve konaklama giderleri bedeli ne olursa olsun fatura ile belgelenmelidir.
İş Yeri Dışı Genel Giderler: İş yeri dışında yapılan ve yukarıdaki istisnalara girmeyen diğer tüm mal ve hizmet alımları.
- Yanlış Belgelendirmenin Sonuçları
Eğer fatura alınması gereken bir harcama için yazar kasa fişi kullanılırsa: Söz konusu tutar, kurum kazancının tespitinde gider olarak dikkate alınamaz. Bu fişlerde yer alan KDV indirim konusu yapılamaz. Özellikle KDV iadesi alan firmalarda bu durum ciddi vergi uyuşmazlıklarına ve cezalara yol açar.
e-Fatura sistemine kayıtlı iki mükellef arasındaki ticari işlemlerde belge türü zorunlu olarak e-Fatura olmalıdır, yanlışlıkla düzenlenen e-arşiv fatura yok hükmündedir. e-Arşiv Fatura, kural olarak e-fatura kullanıcısı olmayanlara (vergi mükellefi olmayan şahıslar veya e-fatura kapsamına girmeyen işletmeler) kesilir.